Die ultimative Checkliste für die Partyplanung

Egal ob Sie eine große Hochzeit oder eine Geburtstagsparty für Familie und Freunde vorbereiten, unsere Checkliste für eine effektive Partyplanung hilft Ihnen dabei, sich vor dem großen Tag zu organisieren!

In diesem Beitrag:

1. Was braucht man für eine gelungene Party?
2. Tipps zur Partyplanung: 2-3 Monate vorher
3. Tipps zur Partyplanung: 1 Monat vorher
4. Tipps zur Partyplanung: 1 Woche vorher
5. Tipps zur Partyplanung: 1 Tag vorher
6. Tipps zur Partyplanung: Der Tag der Party
7. Tipps zur Partyplanung Event-Location oder Gaststätte

Was braucht man für eine gelungene Party?

Am Ende des Tages geht es bei Feiern und Partys darum, Menschen zusammenzubringen und Spaß zu haben. Wenn Sie das während des gesamten Planungsprozesses im Hinterkopf behalten, werden Sie eine der besten Partys aller Zeiten schmeißen!

Beginnen Sie mit dem Gesamtbild – ungefähr – wie viele Gäste und welche Art von Party werden Sie ausrichten? Für eine kleine persönliche Feier benötigen Sie möglicherweise nur ein paar Getränke, Snacks und Eis. Für eine große Themenparty benötigen Sie aber Dekorationen, Fotokulissen, Catering, Personal und wahrscheinlich eine Garderobe.

Und Vorbereitung ist alles!

Das Verwenden einer Checkliste und das Erstellen eines Zeitplanes sind nur einige der vielen Dinge, die Sie tun können, damit alles reibungslos verläuft. Auch wenn Sie noch keine Erfahrung in der Partyplanung haben, können Sie so eine unvergessliche Feier veranstalten.

Ihre Checkliste für die Partyplanung

Ob für eine Abschluss-, Geburtstags- oder Silvesterfeier – Partys erfordern immer die gleichen Vorbereitungsschritte.

Als erstes sollten Sie Ihren Angriffsplan entwerfen. Zum Glück für Sie haben wir bereits den größten Teil des der Arbeit für Sie  erledigt! Nach unserer Partyplanungsliste können Sie jede Party Schritt für Schritt planen, ohne einen einzigen Punkt, eine Aktivität oder einen Termin zu verpassen.

Die ultimative Checklistenvorlage für die Partyplanung

Egal, ob Sie eine Geburtstagsfeier zum 80. oder ein zwangloses Abendessen mit Freunden planen, hier finden Sie eine praktische Checklistenvorlage – damit es eine unterhaltsame Veranstaltung für Ihre Lieben wird.

Tipps zur Partyplanung 2-3 Monate vorher:

Abhängig von Ihrer Erfahrung im Planen einer Party, der Jahreszeit und davon, wie groß oder komplex die Feier Ihrer Meinung nach sein soll, sollten Sie so früh wie möglich mit den Vorbereitungen beginnen!

• Wählen Sie ein Thema aus. Schauen Sie sich diese Ideen für Mottopartys und Sommerveranstaltungen an, um loszulegen.
• Bestimmen Sie Ihr Budget. Je nachdem, wie aufwendig das Fest werden soll, rechnen Sie zwischen 50 und 100 EUR pro Person. Natürlich können Sie größer oder sparsamer feiern oder alles ganz anders machen!
• Erstellen Sie eine Gästeliste. Die Gästeliste bildet die Ausgangsbasis für die Planung der Party, denn davon hängen Location, Catering, Einladungen, Sitzordnung, Gastschenke und weitere Dinge ab.
• Buchen Sie einen Veranstaltungsort. 69% wählen die Event-Location nach Mundpropaganda aus, 58% nutzen Online-Suchmaschinen.
• Organisieren Sie Unterhaltung. Zu den beliebtesten Partyideen für Erwachsene gehören Alleinunterhalter oder DJs, DIY-Pizzastationen und Fotokabinen.
• Kaufen / bestellen Sie die benötigten Materialien, wenn Sie für Ihre Party selbst basteln möchten. Und werfen Sie einen Blick auf diese kreativen DIY-Party-Dekoideen, falls Sie noch unsicher sind.

Party-Checkliste 1 Monat vorher:

Nachdem alle wichtigen Entscheidungen getroffen sind, müssen Sie jetzt nur noch die Details klären!

• Einladungen versenden. Wenn Sie keine Karten verschicken möchten und lieber papierlose Einladungen versenden, schauen Sie sich Dienste wie eventkingdom, Paperless Post und ecardilly an.
• Speisen & Getränke bestellen. Falls Sie nicht im Restaurant feiern, Catering bestellen oder mit einem professionellen Koch zusammenarbeiten, sollten Sie jetzt Getränke und nicht verderbliche Waren bestellen.
• Bestellen Sie ggf. Ihr Catering oder mieten Sie einen Koch.
• Kaufen oder basteln Sie Ihre Deko. Eine weitere Möglichkeit ist es, Dekoartikel von Partys anderer Leute auszuleihen und sie nach ihrer persönlichen Note einzusetzen und zu gestalten.
• Planen Sie Aktivitäten. Von Tanzen über Brettspiele bis hin zu Quizwettbewerben, alles ist möglich. Und (Überraschung, Überraschung) auf Pinterest finden Sie zur Inspiration viele interessante Ideen für Party Aktivitäten.
• Engagieren Sie Helfer für die Party oder suchen Sie professionelles Veranstaltungspersonal. Egal, ob Sie Familie und Freunde am Ort haben oder fachkundige Hilfe beim Servieren von Speisen für duzende von Gästen benötigen – sorgen Sie dafür, dass sie vor, während und nach der Feier bereit sind mitzuhelfen.

Tipps zur Partyplanung 1 Woche vorher:

• Backwaren bestellen. Kuchen, Cupcakes oder Torten sollten jetzt bestellt werden. Manche Bäckereien benötigen mehr oder weniger Vorlauf, abhängig von Ihren Wünschen und ihrem Zeitplan.
• Nachverfolgen der RSVPs. Geben Sie die endgültige Gästeliste an Ihren Caterer, Partyhelfer oder andere am Planungsprozess beteiligte Personen weiter.

Checkliste Partyplanung 1 Tag vorher:

Bald ist es soweit, weiter so!

• Holen Sie Ihre Bestellung bei der Bäckerei ab. Sie werden es wahrscheinlich eilig haben, aber denken Sie daran einen Blick in die Kartons zu werfen bevor Sie losfahren, damit alles vorhanden ist und so aussieht, wie Sie es sich vorgestellt haben.
• Falls Sie eine Party mit Pizza und Co. planen, geben Sie Ihre Bestellung heut schon auf. So ist am Tag der Party alles rechtzeitig fertig.
• Bereiten Sie nicht verderbliche Lebensmittel vor.

Planung für den Tag der Party:

Nun ist es geschafft – erledigen Sie diese letzten Aufgaben und genießen Sie den restlichen Tag mit Ihren Gästen!

• Denken Sie an genügend Eis für die Getränke.
• Dekorieren Sie den Partyraum und die Tische. 
• Für Veranstaltungen im Freien bereiten Sie sich entsprechend der Wettervorhersage vor. Citronella-Kerzen, Regenschirme, Lichterketten und Decken sorgen für eine nette Note.

Was ist bei der Planung zu beachten, wenn in der Gaststätte oder einer Event-Location gefeiert wird?

Hier sind einige weitere Dinge die Sie Ihrer Liste hinzufügen sollten, wenn Sie an einem kommerziellen Veranstaltungsort feiern:

• Fragen Sie unbedingt nach, wann Ihre Partycrew den Veranstaltungsort zum Aufbau betreten darf. Beachten Sie, wann Lieferungen erfolgen können.
• Klären Sie im Vorfeld ab, ob die Möglichkeit besteht erst am nächsten Tag zurückgelassene Gegenstände abzuholen.
• Klären Sie die Parkplatzsituation.
• Wenn Sie Audio- oder Videogeräte für Diashows oder Präsentationen benötigen, bietet der Veranstaltungsort diese Geräte an?